Conozco muchos encuentros de hermandad. Sé que algunos no saben cómo empiezan estas cosas. Supongo que debería compartir algunas ideas para ti, si alguna vez organizas algo parecido con tu hermandad, sin importar a lo que juegues. Estos puntos son cosas que he estado pensando en este encuentro, y de la organización de anteriores.

Tenemos a compañeros del España, de Reino Unido y de Noruega. Deduzco del hecho que todo el mundo dice que nadie quiere moverse, y hay que ver dónde se puede hacer para que los desplazamientos sean en un tiempo razonable. De hecho estamos considerando ya dónde organizar otro encuentro a finales de año.

Algunas cosas a tener en mente como organizador (o como participante que ayuda al organizador) para que tu encuentro de manada vaya bien.

1. Planes flexibles: Debes seleccionar fechas y horas precisas. Los participantes deben elegir viajar en fechas diferentes de forma que se ajuste a su vida y finanzas, o simplemente que vaya mal. Por ejemplo: organizar un encuentro de un viernes a un unes, y que termine el martes o el miércoles por tema de vuelos de la gente. No tienes que agobiarte si pasa esto, o preocuparte si tienes obligaciones como trabajar esos días extras. El grupo puede cuidarse solo durante un tiempo y debes estar al tanto de los detalles de los viajes de la gente.

2. Intensidad: Piensa lo importante que es para tu grupo que pase todo el encuentro unido, y la relación que tiene esto con la duración del evento. Si es muy corto (menos de 24 horas) deberíais pasar todo el día unidos como un grupo, pero si dura varios días, debería ser parte de encuentro y parte de vacaciones para los que han viajado. Dales tiempo para que puedan explorar el lugar con tranquilidad. Eso es posiblemente lo que ellos (y tú) necesitarán en un momento dado.

3. Salud: Siempre pregunta si hay alguien con condiciones médicas que han de ser vigiladas. Piensa que algo siempre puede ir mal o que se produzca una recaída de una enfermedad. Es muy importante que todo el mundo sepa los pequeños problemas que puede haber, de forma que no te sorprenda nada de lo que pueda pasar. Piensa que alguien puede recordar de pronto que debido a que su rodilla está mal, y que no le hace gracia dar un largo paseo con el resto del grupo. Da la oportunidad de pensar a la gente para que te comuniquen las cosas pertinentes. Si estás planeando un paseo, habla de ello, sobre cuánto tiempo va a durar, y si hay opciones de parar por el camino. La gente más activa generalmente tiene una idea del nivel físico de la generalidad del grupo.

Además necesitas tener cosas básicas de salud. Es muy importante un kit de primeros auxilios a mano, aunque parezca innecesario. No está de mal tener cosas para las migrañas y dolores generales…

4. Finanzas: Tu grupo probablemente tenga un rango de situaciones financieras distintas. Trata de hacerte una idea de las finanzas de su grupo de forma individual y confidencial, para poder hacer planes acorde a esto. Recuerda que el dinero es una cuestión bastante delicada para cualquiera, independientemente de su posición. Y sobre todo no publicites quien no se puede permitir las actividades. Si es necesario planifica dos opciones para todo el tiempo con diferencia de gasto importante. La gente decidirá por sí misma qué hacer.

5. Jugando: No querrás perder todo el tiempo jugando juntos al juego que todos tenéis en común. Es divertido hacerlo en el mismo espacio físico, pero es necesario tener un balance entre esto y actividades de la vida real que no tienen nada que ver con el juego. Para nosotros el balance fue una sesión principal de tarde, y otra más pequeña organizada, sobre 6 días.

6. Responsabilidad reservando: Todos los participantes son responsables de reservar algo. Para ti, por ejemplo puede ser preparar un sitio para jugar, como una LAN en casa de alguien, que requiere equipo técnico, cableado, un café Internet o una sala de conferencias de un hotel.

Todos los participantes han de ser responsables de su propio viaje y lugar dónde acomodarse, a no ser que quieran darte los datos de sus tarjetas de crédito. Lo único que puedes hacer es darles detalles de dónde reservar cerca de la zona donde se van a hacer las cosas. Piensa además que alguna gente no ha viajado mucho y puede necesitar más ayuda organizativa que otros.

7. Comunicación: Como organizador tienes que ser accesible. Mantén diálogos sobre la marcha del evento, y utiliza formas de contacto no intrusivas, como Facebook, de forma que la gente pueda responderte cuando pueda. Servicios como Skype y MSN van bien, pero hay que coincidir en horarios.

Además, siendo más específico, si tu grupo no usa software de voz jugando, y la gente viene de otros países, pueden tener problemas para hablar Inglés, o cualquier otro lenguaje. Alguno de los miembros de mi hermandad estaban preocupados por su inglés, y les ofrecí hablar por Skype antes del encuentro para que pudieran practicar algo de conversación.

8. Reconocimiento: Es muy importante que tengas en la cabeza el rostro de la gente fuera de internet. Casi todo el mundo estará nervioso en el mismo grado sobre esto. Debes compartir los detalles con la gente para ayudarles a ver que no eres un monstruo  con tentáculos. Un número de móvil y una foto son cruciales. Además son cosas que luego se pueden compartir.

9. Visibilidad: Compra pegatinas. Haz que todo el mundo se ponga en la pegatina su nombre y su nick los dos primeros días. Suena geek ¿verdad? Puede ser, pero es muy práctico, y así la gente puede recordar el nombre real. También puedes encargar camisetas o gorras con los nombres reales, información de los personajes, o dibujos. Si realmente quieres botar el barco con un toque memorable hazlo así mejor que con pegatinas.

10. Rango de edades: Algunas hermandades tienen un rango de edades. Debes conocer al más joven y al mayor que tengas, porque las actividades variarán según lo que le guste a cada generación. Siendo más específicos: no hagas que el alcohol sea una parte importante del encuentro si tienes a gente por debajo de la edad legal para disfrutar del mismo. Si realmente tienes a menores en el grupo, préstales especial atención. No debe ser un problema para ti, generalmente casi todas las hermandades tienen el mismo rango de edad, pero es fácil también que haya gente que conozcas online y sea mucho más joven de lo que aparentaba.

Espero que esto sea útil para tus hermanos. Los encuentros pueden ser eventos realmente especiales que permanecen en la memoria y profundizan las relaciones, particularmente si estás abierto a los detalles prácticos.

Bien ¿qué opinas sobre esto? ¿Tienes algunas preguntas o preocupaciones? ¿Has organizado encuentros o tienes historias que contar?

Visto en: WOW Todo sobre el World of Warcraft

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